Dobrze zorganizowana obsługa administracyjna, techniczno-konserwatorska oraz należyte zaplecze socjalno-sanitarne to niezbędne elementy prawidłowego funkcjonowania współczesnego hotelu. Istotne znaczenie ma każde, nawet najmniejsze ogniwo.

W zespole administracyjnym wydziela się najczęściej następujące działy:

• kierownictwo hotelu (jedno lub wieloosobowe – w zależności od wielkości obiektu),
• dział marketingu,
• dział organizacyjno-ekonomiczny,
• dział administracyjny (w tym dział lub sekcja ds. kadrowych),
• dział finansowo-księgowy z wydzielonym stanowiskiem kasowym,
• dział gospodarczo-techniczny (w tym transport),
• dział rozliczeń i kalkulacji,
• stanowisko ochrony i monitoringu (im większy obiekt, tym bardziej rozwinięte stanowisko).

W tym podziale zakłada się, że kierownictwo pionu gastronomicznego, pobytowego i wielofunkcyjnego posiada swoje pomieszczenia biurowe bezpośrednio powiązane z w.w. działami. Struktura organizacyjna, wewnętrzny podział na stanowiska pracy, sekcje, działy itd. jest bardzo zróżnicowany i zależy od wielu czynników.

Zespół administracyjny (ze wszystkimi ogniwami obsługowo dyspozycyjnymi) może działać jako wydzielona jednostka związana bezpośrednio lub pośrednio z hotelem, posiadająca wydzielone dojście z zewnątrz oraz wewnętrzne powiązania funkcjonalne z podstawowymi pionami obsługowymi. W obiektach o podwyższonym standardzie kierownictwo jest oddzielone od pozostałych działów administracyjnych. Biuro dyrekcji hotelu lokalizowane jest wówczas w części ogólnodostępnej.

Biura hotelu mogą być rozmieszczane w układzie tradycyjnym tj. w poszczególnych pokojach z ewentualnym wewnętrznym (między pokojowym) powiązaniem komunikacyjnym lub jako jednoprzestrzenne pomieszczenia obsługowe z wydzielonymi boksami dla kierownictwa działów itp. Biuro kierownictwa hotelu łączy się z reguły z sekretariatem. Na jednego pracownika administracyjnego (z wyłączeniem stanowisk kierowniczych) przyjmuje się ok. 4-5 m².

W hotelu należy wyznaczyć dla pracowników: szatnię, umywalnię, pomieszczenie do spożywania posiłków, sanitariaty (w.c.). Muszą być one zaprojektowane zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach BHP oraz w warunkach technicznych. Na węzeł szatniowo-sanitarny składają się m.in. pomieszczenia szatni dla pracowników (w podzia- le na grupy zawodowe) oraz umywalnie, natryski, w.c. (powiązane z poszczególnymi segmentami szatni). Pracownicy gastronomii powinni mieć wydzielone pomieszczenia.

Na wielkość zespołu szatniowo-sanitarnego i jego rozplanowanie mają wpływ: układ przestrzenny budynku (kompleksu) i rozmieszczenie programu obsługowego na poszczególnych kondygnacjach, przyjęta struktura organizacyjna (układ scentralizowany lub zdecentralizowany) i zakres korzystania z usług zewnętrznych specjalistycznych jednostek wspomagających. Zespół szatniowo-sanitarny jest najczęściej lokalizowany w kondygnacji podziemnej w rejonie dostawczo-gospodarczym posiadającym wydzielony węzeł wejściowy.

Wskazane jest również, by zespół posiadał dogodne powiązania komunikacyjne ze swoimi stanowiskami pracy. To wydzielenie dróg personelu jest konsekwencją przestrzegania zasady rozdziału dróg gości, personelu obsługowego oraz dostaw towaru. W układzie zdecentralizowanym, pracownicze zaplecze szatniowo-sanitarne może znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie poszczególnych pionów obsługowych, np. dla personelu pralni w bezpośrednim sąsiedztwie zakładu pralniczego; służba piętrowa posiada swoje zaplecze w piętrowych węzłach porządkowo-dyżurnych itp.